Cuando piensas en organizar un evento corporativo, la primera imagen que suele venir a la cabeza es la de un hotel con una sala enorme, luces brillantes y un catering bastante impersonal, como esas cenas de empresa donde todos acabamos buscando la salida en cuanto termina la sobremesa. Pero la realidad ha cambiado mucho en los últimos años, y los espacios de coworking se han convertido en una alternativa sorprendentemente versátil y dinámica. Estos lugares, que nacieron para que freelancers y pequeñas empresas tuvieran un escritorio y wifi, ahora son escenarios ideales para eventos que buscan más interacción, creatividad y cercanía que una simple reunión formal.
Organizar un evento en un coworking significa jugar con un lienzo mucho más flexible que una sala de hotel convencional. Imagina por un momento un espacio lleno de luz natural, mesas y sillas móviles, zonas abiertas y rincones con sofás donde la gente puede charlar mientras toma un café. Esa sensación de libertad, de poder mover los muebles, abrir o cerrar espacios según la actividad, convierte a estos lugares en una gran ayuda para la planificación. Por eso, si tu objetivo es sorprender a los asistentes y crear un ambiente relajado pero profesional, un coworking es la opción perfecta.
Además, la ventaja de estos espacios es que ya vienen equipados con muchas cosas que en un alquiler tradicional tendrías que contratar aparte: internet de alta velocidad, proyectores, pantallas, mobiliario, incluso espacios para hacer streaming o videoconferencias. Esto, además de simplificar la logística, permite concentrar los recursos en otros aspectos del evento, como un catering que realmente sorprenda, una decoración que encaje con la marca o actividades interactivas que mantengan la energía del grupo alta durante toda la jornada.
Qué tipos de eventos funcionan mejor en un coworking.
La versatilidad de los coworkings hace que prácticamente cualquier tipo de evento corporativo pueda adaptarse a estos espacios, y entender esto ayuda mucho a planificar. Por ejemplo, si hablamos de reuniones de negocio, las salas privadas con tecnología adecuada permiten presentaciones sin interrupciones y videollamadas sin problemas de sonido ni de conexión, lo que se agradece cuando tienes clientes internacionales o necesitas mostrar resultados en tiempo real. Pero además de las reuniones formales, estos espacios brillan en otro tipo de eventos: talleres, formaciones, sesiones de brainstorming, presentaciones de producto o encuentros de networking.
Piensa en un taller de creatividad para tu equipo de marketing. En un coworking, puedes mover las mesas, poner pizarras por todas partes, crear rincones para discusiones en grupo y espacios abiertos para presentaciones. Incluso puedes incluir dinámicas rápidas, tipo “elevator pitch” entre equipos, para fomentar la interacción y la participación activa. Al mismo tiempo que los asistentes aprenden, también experimentan la libertad y flexibilidad del espacio, lo que genera una sensación distinta a la típica formación en un aula convencional.
Otro ejemplo claro son los eventos de networking. Aquí los coworkings son auténticos protagonistas, porque muchos cuentan con comunidades activas de profesionales que ya trabajan allí. Esto convierte a cada evento en una oportunidad de conectar con personas afines, posibles colaboradores o clientes. Un organizador inteligente puede aprovechar este entorno para invitar a personas externas y al mismo tiempo ofrecer un valor añadido a la comunidad interna del coworking, creando sinergias que difícilmente se logran en un espacio cerrado y tradicional.
Incluso eventos más informales, como celebraciones de empresa, aniversarios o pequeños lanzamientos de producto, funcionan muy bien en coworkings. La mezcla de profesionalidad y un toque relajado permite a los asistentes sentirse cómodos, compartir ideas y, a la vez, disfrutar del evento. En un coworking, el ambiente suele ser más cercano, lo que facilita la comunicación y reduce la rigidez que a veces frena la participación en los eventos corporativos clásicos.
Consejos prácticos para planificar tu evento.
Aunque los coworkings ofrecen muchas facilidades, organizar un evento allí requiere algo de planificación. Lo primero es definir claramente el objetivo. No es lo mismo preparar un workshop de formación que un evento de lanzamiento de producto, y cada tipo de actividad necesita diferentes configuraciones. Por ejemplo, si vas a organizar una jornada de capacitación, necesitarás un espacio que permita proyectar contenido, que tenga asientos cómodos y que permita la interacción entre los participantes. Si el objetivo es fomentar el networking, lo ideal es aprovechar las zonas abiertas y crear espacios donde los asistentes puedan moverse, conversar y conectar de manera natural.
Elegir el espacio adecuado también es clave. Además del tamaño, debes considerar la ubicación, la accesibilidad, la iluminación, la ventilación y los servicios adicionales. Algunos coworkings incluso permiten usar sus cocinas para catering o montar pequeños coffee corners, lo que añade un plus de comodidad para los asistentes. Esta relación entre planificación del espacio y participación activa de los asistentes no es algo que se deba subestimar, lo reconoce cualquier organizador con experiencia. Desde Mitre Workspace aseguran que cuando un evento se desarrolla en un entorno flexible y pensado para la colaboración, los participantes se implican más y aprovechan mejor las dinámicas propuestas.
Otro punto importante es la comunicación con los asistentes. A veces, se subestima la importancia de informar con claridad sobre el lugar, horarios, actividades o incluso normas básicas del espacio. En un coworking, donde varias empresas conviven, es esencial coordinar horarios y respetar las áreas comunes. Esto asegura que tu evento fluya sin interrupciones y que los participantes tengan la mejor experiencia posible.
Planificar con antelación es otra clave del éxito. Reservar el espacio con suficiente tiempo permite ajustar detalles como decoración, tecnología, catering y actividades. Además, da margen para gestionar imprevistos y coordinar con los ponentes o colaboradores externos, lo que evita estrés de última hora y asegura que todo esté listo cuando llegue el día.
La importancia del ambiente y la experiencia.
Un aspecto que suele pasar desapercibido, pero que es vital en un evento, es el ambiente. En los coworkings, el entorno puede influir mucho en cómo los asistentes perciben la actividad. La luz natural, los colores de las paredes, la distribución del mobiliario y la disponibilidad de rincones informales crean una atmósfera que puede hacer que un taller sea mucho más ameno o que una reunión se sienta más colaborativa. Por ejemplo, una sesión de brainstorming frente a un ventanal con vistas a la ciudad puede inspirar ideas más frescas que un aula sin ventanas y con luz artificial.
Además, estos espacios permiten combinar profesionalismo y ocio de manera natural. Puedes organizar pausas activas, pequeños coffee breaks, dinámicas de grupo y momentos de relajación sin que se rompa la continuidad del evento. Esto ayuda a mantener la energía alta, evita que los asistentes se distraigan y genera recuerdos positivos que se asocian con tu empresa o marca.
Otro punto a considerar es la flexibilidad del coworking para adaptarse a cambios de última hora. Si un ponente llega tarde o necesitas reorganizar el espacio para una actividad inesperada, estos lugares suelen permitir mover mesas, reorganizar sillas o cambiar la disposición de la sala sin problema. Esa capacidad de adaptación es difícil de conseguir en hoteles o salas de conferencias tradicionales, donde todo está más rígido y programado.
Casos prácticos y experiencias reales.
Para entender mejor cómo funciona, pensemos en un ejemplo concreto. Imagina que tu empresa quiere organizar un taller creativo para un equipo de diseño gráfico. Decides hacerlo en un coworking del centro de Madrid. Llegas y descubres que el espacio tiene diferentes áreas: una sala para proyecciones, un espacio abierto con mesas móviles y una zona con sofás para descanso o reuniones informales. Durante el taller, los equipos se mueven entre zonas, usando pizarras para plasmar ideas, compartiendo bocetos en las mesas y haciendo presentaciones rápidas en la sala principal. Al mismo tiempo, los participantes pueden tomar un café, conversar y generar nuevas ideas sin sentirse atrapados en un aula convencional. Esa dinámica hace que la jornada sea mucho más productiva y, al final, todos se llevan no solo conocimientos, sino también una experiencia agradable y motivadora.
Otro ejemplo podría ser un evento de networking para startups tecnológicas. El coworking tiene varias empresas instaladas y un flujo constante de profesionales que trabajan allí. Al organizar la actividad en este entorno, los participantes pueden interactuar con personas de distintos sectores, generar oportunidades de colaboración y, al mismo tiempo, aprovechar el ambiente informal para establecer relaciones más cercanas. Esto crea un efecto multiplicador que difícilmente se conseguiría en un hotel, donde la interacción está más limitada a la lista de invitados que hayas preparado.
Logística y recursos.
La logística es un apartado que no se puede descuidar. Afortunadamente, los coworkings suelen ofrecer muchos servicios que facilitan la organización. Desde mobiliario y tecnología hasta soporte técnico y catering, estos lugares permiten concentrarse en la experiencia y contenido del evento, sin preocuparse por detalles que suelen complicar la planificación. También es posible aprovechar la comunidad del coworking para encontrar colaboradores, ponentes o asistentes que aporten valor añadido, creando un ecosistema más enriquecedor.
Además, el hecho de que los coworkings estén diseñados para adaptarse a múltiples actividades permite organizar eventos híbridos, combinando asistentes presenciales con participantes online. Esto es especialmente útil para empresas con equipos dispersos geográficamente o clientes internacionales, ya que la infraestructura tecnológica ya está preparada para soportar videoconferencias, streaming y presentaciones digitales.
