Encontrar un agente inmobiliario independiente y que no haya sucumbido a las tecnologías de la información es una tarea tan complicada, como puede serlo encontrar vivienda. Aunque, a decir verdad, lo primero, no nos interesa. Cuanto más informatizado este todo, mejor que mejor. Sobre todo en esta cuestión tan particular: las inmobiliarias. Antes ibas a una agencia en busca de vivienda y los asesores inmobiliarios o agentes, te mareaban ofreciéndote pisos, llevándote a verlos y con muchos, muchos desplazamientos, llamadas y visitas, infructuosas, para ambas partes.
Desde que internet llegó a nuestras vidas y se crearon los portales web inmobiliarios, ese proceso, de por si tedioso, se ha ido simplificando. Tanto para los agentes inmobiliarios como para los clientes. No es lo mismo ver las fotos de un inmueble y acordar una visita que, no ver nada y perder el tiempo viendo inmuebles, a ciegas, esperando encontrar la casa ideal. Con la tecnología, este proceso ha mejorado sustancialmente. Aunque tenemos que decir que, aun así, te la cuelan. Pero eso, es un tema aparte.
En este artículo, queremos abordar el tema de los programas de gestión que utilizan las agencias inmobiliarias para su día a día. Por suerte, se trata de una herramienta de trabajo que si no usan todas las agencias inmobiliarias, falta poco para que así sea. Pues se trata de una herramienta clave que no solo facilita el trabajo en la agencia, lo hace de cara a los clientes. De esto saben mucho en Nordic Way Real State, una agencia inmobiliaria con larga trayectoria a sus espaldas que ha encontrado en los programas de gestión, el aliado perfecto. Para aquellos rezagados que no desconozcan esta herramienta, o más bien, los que se plantean renovarla o abrir su propia agencia inmobiliaria, detallamos todo lo que se debe conocer al respecto.
Lo más básico
Lo más básico que tenemos que saber respecto a un software inmobiliario, no es otra cosa que tener claro que se trata de una herramienta tecnológica de gestión, mediante la que las agencias inmobiliarias e incluso, constructoras, logran automatizar sus procesos de producción. Cada una de las funciones con las que cuentan este tipo de programas, permite organizar el trabajo dentro de las diferentes áreas que componen el negocio. Por lo tanto, podemos decir que se trata de una herramienta que simplifica el día a día. Sobre todo porque a consecuencia de la automatización de los daos, se posibilita llevar a cabo las acciones enfocadas a mejorar la productividad.
De forma generalizada, estos programas de gestión inmobiliaria, cuentan con soluciones específicas para cada una de las áreas de trabajo. En algunos de ellos, no discrimina si se trata de una constructora o una agencia inmobiliaria, puesto que el sistema incluye todo lo necesario para una gestión optima de cada una de ellas. Desde la gestión comercial hasta los reportes y estadísticas, se pueden utilizar con este tipo de programas que incluyen, postventa para inmobiliarias, gestión de renta, gestión documental y gestión de clientes.
En cuanto a su funcionabilidad, se trata de sistemas sencillos e intuitivos de utilizar, a los que se accede desde un ordenador, teléfono móvil o tablet, sin ningún problema. La mayoría de ellos, incluyen una serie de funciones que se consideran básicas, como las siguientes:
- Acceso a las listas y bases de datos actualizada de todos los clientes.
- Lista de los inmuebles que se tienen a la venta o en alquiler.
- Estadísticas de productividad y rendimiento de los agentes inmobiliarios.
- Documentación relacionada con las propiedades, como las facturas, los títulos o planos.
- El trabajo compartido con acceso al mismo por parte de todos los trabajadores autorizados.
Evidentemente, existen muchas herramientas de esta categoría que permiten llevar el control de algunas de las operaciones inmobiliarias de mayor relevancia. Sin embargo, lo mejor, es contar con el mejor programa de gestión posible, sobre todo cuando el negocio ya está en marcha y cuenta con su bagaje. Para los emprendedores, es posible que con el software más básico sea suficiente, pero siempre hay que ampliar horizontes y el software más completo, ofrece una serie de ventajas de las que hablaremos más adelante.
Existen numerosas tareas que no cubren todos los sistemas básicos. Entre ellas, los procesos de cobranza, la gestión de contratos o el acceso a los datos. Sin contar el soporte que brinda la nube, perdiendo el trabajo compartido y las actualizaciones inmediatas que pueden ser necesarias.
En cualquier caso, siempre conviene implementar un buen programa de gestión inmobiliaria y para hacerlo, lo mejor es contar con un buen proveedor. Contactar con el proveedor de elección para el software inmobiliario, es el primer paso para actualizar la agencia. El profesional se ocupará de evaluar las necesidades y requerimientos necesarios en cada circunstancia. Para que el asesoramiento sea el más adecuado, conviene detallar cuales son las mejoras que se quieren introducir, las necesidades reales de la agencia o los problemas a resolver.
Cada sistema, cuenta con una serie de funciones de lo más diversos que pueden ajustarse en función del presupuesto, el tamaño de la empresa o la demanda del negocio. Por lo que resulta esencial tener en cuenta todos y cada uno de los detalles respecto a las necesidades del negocio.
Las ventajas
Lo venimos diciendo desde el comienzo de este post, las herramientas tecnológicas son tan necesarias como esenciales en nuestro día a día. En cualquier área, sector o ámbito, las herramientas que proporcionan las tecnologías de la información, son de gran importancia a la hora de realizar las actividades del día a día.
Una de las primeras cosas que facilitan, es la comunicación constante y el acceso a toda la información disponible. En cuestiones laborales, sucede exactamente igual: facilitan la comunicación entre empleados y clientes, al mismo tiempo que proporcionan toda la información necesaria. De ahí que, el sector inmobiliario que, sin duda, gestiona muchos e importantes datos, no sea una excepción. Muy al contrario, los software de gestión inmobiliaria son esenciales en el día a día de las agencias y constructoras. Mejoran sus procesos productivos y logran otra serie de beneficios.
Con este tipo de herramientas, se reducen y minimizan las pérdidas, esto es una gran ventaja. Al optimizar los recursos, se llevan registros actualizados y de forma sencilla, la administración se simplifica y el seguimiento de contactos y clientes se hace de forma más fácil. Sin olvidar que los contratos, ventas, afiliaciones y todo tipo de gestiones pasan por el sistema quedando registrados.
Al quedar todo registrado, se produce de forma automática, un necesario control de las ventas. Permite tener mayor control sobre las mismas y conocer en el momento y en tiempo real el catalogo disponible. Tanto los inmuebles que están en venta o alquiler como las ventas realizadas, las unidades vendidas o cualquier dato que se encuentre relacionado con la venta o el alquiler de los inmuebles y el stock.
Existen a su vez, softwares especiales que se ocupan de la Gestión de Renta Inmobiliaria. Gracias a ellos, es posible comercializar las unidades disponibles y operar con ellas, centrándose nada más que en la experiencia, la eficiencia y la rentabilidad del negocio. Con este tipo de programas, se consigue centralizar todas las operaciones, automatizando la gestión de arriendos. Esto conlleva mayor facilidad a la hora de administrar los contratos, cotizaciones, firmas, cobros, pagos, etc.
Otro de los beneficios que aporta contar con un buen software de gestión inmobiliaria, es la gestión comercial eficiente. Puesto que se trata de programas creados y desarrollados en exclusiva para las agencias inmobiliarias y constructoras, disponen de todas las funciones necesarias para realizar un buen trabajo, lo que conlleva una mejor gestión comercial. Dado que la mayoría de estos programas, cuentan con una interfaz muy intuitiva y se utiliza con comandos sencillos, se facilitan todas las tareas. Lo que evita pérdidas de tiempo innecesarias, buscando las funciones necesarias en cada momento.
Un plus añadido es que permite realizar una gestión post venta. Gracias a este tipo de sistemas, se puede concretar una buena relación post venta con los clientes, algo esencial para la fidelización. Aunque en las agencias inmobiliarias y las constructoras, no se cuidan mucho de esta parte del proceso de venta… Resulta lógico puesto que no se compran inmuebles todas las semanas, aunque la cuestión es que no se hace porque se pasa por alto. Con estos programas, se pueden gestionar estar relaciones, puesto que se centran en ofrecer al propietario una excelente experiencia post venta, manteniendo una comunicación posterior con el cliente y gestionando, convenientemente los problemas que puedan surgir.
En definitiva, un buen software de gestión inmobiliaria es el aliado perfecto para las agencias y constructoras que se ocupan de todo lo relacionado con el sector. Contar con un programa adecuado a las necesidades particulares de cada agencia, a razón de su envergadura y pretensiones, es algo esencial. Para ello, contar con el asesoramiento especializado de un profesional de este tipo de herramientas, es la mejor manera de hacerse con el programa que resulte más beneficioso. Aunque todos, hasta el que menos funciones ofrece, proporcionan numerosos beneficios y simplifican en gran medida el día a día en el trabajo.
